無駄な会議に不要不急の出社要求。
テレワークを試して問題なく業務は回ってたのに「会社でみんなで顔を合わせて仕事をするのが大事」と、不必要に出社を強要してくる上司や経営者。
ビジネスパーソンの中で2020年一番のあるあるは間違いなくこの現象だと思います。
なぜこのような無駄が改善されないのか、どうして業務効率化を図らないのか。
マネージメントの観点や経営者の観点からこの謎の現象を掘り下げたいと思います。
[chat face=”IMG_2974.jpg” name=”” align=”left” border=”gray” bg=”gray” style=”maru”]結論から述べると、無駄なことが多く業務が効率的でない会社組織は経営者や上司が無能なのは間違いないです。[/chat]
業務の無駄を改善できない3つ理由
会社の無駄な業務が改善されない理由は大きく分けて3つあります。
- 上司が部下を管理する自信がない
- 無駄なことに気づいてない
- 実は合理的な理由がある
それでは一つづつ紐解いて深掘りをしてみましょう。
上司が部下を管理する自信がない
一番多いケースがこれにあたります。
無能な経営者や上司は無駄な業務をやらせることで自分のマネージメント能力を誇示しようとしてきます。
事実、無駄なことでも適当な仕事を部下にやらせれば「きちんと指示を出して部下をマネージメントできてる感」を演出できますからね。
自分の考えを言語化できない上司の弊害
テレワークでも問題なく業務が回ることがわかってるのに無駄な出社を強要する上司は特に危険です。
テレワークで業務を行うと必要になるのが「ビジネスチャットツール」ですね。
「chatwork、slack、Microsoft Teams、etc…」に代表される、タスク管理や業務サポートができるビジネス用のコミュニケーションツールがビジネスチャットツールにあたります。
無能な上司は自分の言いたいことや出したい指示を言語化できないため、こういったツールを使って指示を出せません。
対面で指示を出せば、部下がなんとなく空気を読んでやってほしい業務を遂行してくれます。
つまり、こういったツールが使えない上司は基本的に思考が停止してると思って間違いありませんので気をつけてください。
無駄なことに気づいてない
このケースは非常に危険です。
そもそも何が無駄で何が無駄じゃないかを気づいてないケースはかなり危ないです。
無駄なことを無駄だと経営側に言えるマネージャーが必要ですし社員からマネージメントをしてる人にその事実を伝える必要があります。
ただし、この段階を踏んだら最初の「部下を管理する自信がない」のフェーズに移行する可能性が大です。
実は合理的な理由がある
非合理的なこと、無駄を経営者側が改善したとしても自分に何もリターンがない。
改善をするだけ時間の無駄、それなら現状維持で大丈夫。
そう判断して何も改善されないケースがこれにあたります。
経営者側、マネージメント側が楽な方にシフトしてしまうとかなり面倒です。
このケースだと、損をしてるのはスタッフ側です。
経営者側はそれでも収入は多いです。
たとえ無駄なことをスタッフにさせてたとしても自分は無駄なことはしてない。
無駄なことはしてないのに収入が多い経営者やマネージャーと、収入が少なく無駄なことをさせられてる社員。
どっちが損でどっちが得かは明らかですよね。
[chat face=”IMG_2974.jpg” name=”” align=”left” border=”gray” bg=”gray” style=”maru”]経営者やマネージャーが無駄なことをしてる会社はマジで危険ですので注意してください。[/chat]
業務の無駄を改善する方法
そんな無駄だらけな会社組織をなんとな改善させたいという、聖人君子のような人もいるでしょう。
そんな人のために、業務の無駄を改善させる方法をまとめてみます。
業務に無駄があるなら、まずは自分ができることから改善をするべきです。
自分の上司に不要な会議は廃止するべきだと伝える、テレワークで問題ないならその旨を伝える。
とにかく改善案を出すのが自分ができることなのでそれから始めるのが大事です。
上司に上手に改善案を伝える方法
経営者や上司も人の子です。
ただ闇雲みに「○○が無駄だから廃止しましょう！」と言っても、「ハイ、そうですか」とはなりません。
そんな簡単に改善案が認められるなら最初からそうはなってません。
ここでのポイントはただ一つです。
「上司にメリットを持たせる」ということです。
テレワークを積極的に取り入れたいなら「業務が効率的にできるので、空いた時間で別の仕事も請け負います」というのもいいでしょう。
無駄な会議を省きたいなら「会議を省いたことでできる時間をどう有効活用するか」と伝えるのもありです。
[chat face=”IMG_2974.jpg” name=”” align=”left” border=”gray” bg=”gray” style=”maru”]人はメリットがないと基本的には行動はしませんのでそこを利用しましょう。[/chat]
対案なき意見はただの批判や愚痴です
改善案や対案がないのに意見をいうのは、それはただの愚痴や批判になってしまいます。
政治の世界でもよく見られますが、ただ批判をするだけなら誰でもできます。
ただ、ビジネスパーソンならそこには必ず対案を付け加えましょう。
業務に無駄があって改善を促すなら、必ず対案やメリットを同時に伝えましょう。
上司や経営者は現状で特にデメリットや対案がないから動いてないケースがほとんどです。
無駄が改善されない会社は危険
何を言っても、誰がどう見ても無駄なことが改善されない場合はその会社は非常に危険です。
上司や経営者が無駄なことをしてるならなおさらです。
社員が損をし続けるモデルが完成してると言っても過言ではありません。
これ以上、損をし続けるのが嫌だったので私は会社を辞めてフリーランスで働くことにしました。
無意味なことはしたくなかったから会社を辞めた
フリーランスになったからと言って100％無駄なことが排除できるわけではありませんが自分次第では完全に排除することも可能です。
ただ一つ言えることは、会社員よりも断然気持ちは楽になりました。
嫌なら嫌といえばいい。
改善されないならその仕事をやらなければいい。
考え方はすごくシンプルになりました。
ただ、なんでもかんでも排除してくと仕事がなくなるのでそこはトレードオフではありますが、それでも相当気持ちが楽になったは事実です。
無駄なことをしない会社に行くのもあり
何度か転職を経験して、もちろんですが無駄なことをしない会社もありました。
そういった会社は風通しがよく、非常に働きやすかったです。
ただ、そういった良い会社を自分で見つけるのはかなり難しいので転職エージェントとかを上手に使って見つけるしかないですね。
無駄な業務を推奨する会社は非常に危険です
どう考えても合理的で筋が通った改善案が通らない会社組織は「非合理的な考え方や業務が善」で合理的な考え方が「悪」になってます。
それはつまり、社員が損をする組織づくりが出来上がってるということです。
話をまとめると以下の通りです。
- 無駄な業務が改善されないと社員が損をし続ける
- 改善案を通すならメリット・対案を必ず用意する
- 上司や経営者が無駄なことをしてたら、その組織は泥舟です
- 改善案が通らないなら会社を変える選択肢を持つ
新しい働き方が見えてきた今の時代、昭和的な働き方をする会社は非常に危険です。
遅かれ早かれそういった会社組織が淘汰されるのは間違いないですから、1日でも早く行動を起こすことをお勧めします。
何も改善されないと自分が損をするだけですので注意してくださいね。
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